Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Nomor – 2 Pendahuluan Sistem bilangan atau sistem bilangan adalah suatu sistem penyimpanan dokumen yang didasarkan pada kode-kode bilangan, bukan nama orang atau nama suatu badan. Mirip dengan sistem penyimpanan alfabetis yang menyimpan dokumen berdasarkan nama, sistem angka juga menyimpan dokumen berdasarkan nama, namun ini bukan kode angka.
Menyimpan file atau dokumen yang menggunakan nomor panggilannya, misalnya perusahaan asuransi berdasarkan nomor urut, misalnya perusahaan asuransi berdasarkan nomor urut polis, bank yang menyimpan data nasabah berdasarkan nomor rekening.
Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Nomor
Simpan 4 surat lahir dalam suatu organisasi, karena mudah untuk mengidentifikasi surat lahir berdasarkan nomor surat lahir. Pada lembaga pendidikan yang menyimpan dokumen kesiswaan berdasarkan nomor induk siswa. Simpan faktur transaksi yang diurutkan berdasarkan nomor faktur.
Bimtek Pengelolaan Kearsipan Berbasis Elektronik Pada Instansi Pemerintah
5 Kita mengenal dua jenis sistem pengarsipan nomor, yaitu; Sistem bilangan Dewey dan sistem digit terminal. Pada pembahasan kali ini kita akan membahas tentang sistem bilangan menurut Dewey. Dalam sistem bilangan Dewey, langkah-langkah yang dilakukan antara lain sebagai berikut: 1. Merancang daftar bilangan yang diberi peringkat. Subjek tindakan ini dikelompokkan dan kemudian diberi nomor kode.
6 Daftar klasifikasi nomor ini berfungsi sebagai pedoman: Saat menetapkan nomor kode untuk persiapan dan pemeliharaan tempat penyimpanan.
Jalur Divisi Utama (disebut juga Jalur Grup Utama) Jalur ini mencakup 10 divisi operasional kantor utama/perusahaan dengan nomor kode sebagai berikut:
8.000 Pendidikan dan Pelatihan 100 Keuangan 200 Keuangan 200 Personalia 300 Pengembangan 400 Kerjasama 500 Manufaktur 600 Pemasaran 700 Penelitian dan Laboratorium 800 Peralatan 900 Transportasi dan Perbekalan
Mengenal Numerical Filing System Pada Pengarsipan
9 Apabila kegiatan inti lebih dari 10 maka perlu digabungkan dan dicari judul lain yang mencakup permasalahan tersebut sehingga jumlah kelompok masalah menjadi 10 kelompok. Setiap kelompok subdivisi utama kemudian dibagi menjadi 10 bagian yang disebut subkelompok subdivisi.
Ada 10 penjelasan/masalah di grup ini. Jika 10 atau 10 belum lengkap, tetap bagi menjadi kelompok yang terdiri dari 10 orang dan siapkan kolom yang hilang sebagai cadangan. Untuk lebih jelasnya lihat contoh di bawah ini (misalnya kode pribadi #200).
11 200 Personil 210 Formasi 220 Personil/Pemilihan Kerja 230 Tata Tertib Kerja/Disiplin Pegawai 240 Ujian Kerja 250 Promosi 260 Cuti 270 Mutasi 280 Pemutusan Hubungan Kerja 290 Pensiun
12 Kelompok-kelompok ini kemudian dapat dibagi menjadi 10 bagian yang lebih kecil, seperti pada contoh berikut (bagian hari libur, kode nomor 260).
Atasi Masalah Kearsipan Dengan Inovasi Kardus Arsip
13 260 Cuti 261 Cuti lanjut usia 262 Cuti tahunan 263 Cuti sakit 264 Cuti nikah 265 Cuti melahirkan 266 Cuti diluar tanggung jawab perusahaan 267 Cuti karena meninggal dunia 268 Cuti karena ujian dinas 268 Cuti karena haji 269
14 Dalam sistem Dewey perlu diperhatikan dengan seksama kode angka yang terdapat pada surat tersebut. Yang perlu diingat adalah membagi menjadi kelompok besar. Dengan melihat kode huruf di bagian atas, kita dapat menentukan kelompok huruf mana yang termasuk. Misalnya nomor pimpinannya menunjukkan angka 1 berarti menyangkut keuangan, angka 3 berarti kelompok pembangunan dan seterusnya.
Berdasarkan daftar klasifikasi, nomor judul laci berpedoman pada nomor bagian utama (kelompok utama) mulai dari 000 hingga 900. Selain itu, isi utama lembar harus disesuaikan dengan daftar indeks.
17 pemandu, Anda memerlukan 10 pemandu per laci sehingga Anda memerlukan 100 pemandu. Misalnya, untuk laci 000, instruksi 000, 010, 020, … sampai 090 ditempatkan di belakang , 910, 920, 920, … sampai 990.
Pengertian, Kelebihan Dan Kekurangan Penyimpanan Arsip Geographical Filing System
Setiap buku panduan membutuhkan folder peta, 10 bagian. Jadi, diperlukan 1000 folder. Di belakang direktori tersusun folder-folder, dibelakangnya disusun folder-folder berkode 000, 001, 002,…sampai 009 untuk direktori bernomor 000. Di belakang direktori bernomor 010 terdapat folder-folder berkode 010, 011, 012,… 019 diatur dan folder diberi kode terbalik, 990, 991, 992, … hingga 999 ditentukan hingga nomor direktori 990.
20 Pada folder ini karakter diurutkan secara berurutan dengan karakter terbaru menggunakan angka terbesar, misalnya urutan karakter adalah 000.4, 000.3, 000.2. Artinya karakter numerik adalah karakter terbaru.
Penyimpanannya lebih teliti, hati-hati dan sistematis. Penyimpanan lebih cepat dan akurat. Jumlah folder atau dokumen dapat diperluas tanpa batas
Banyak waktu dihabiskan untuk pengindeksan. Banyaknya folder untuk karakter berbeda dapat menyebabkan masalah. Anda memerlukan ruangan yang cukup besar untuk menyimpan banyak arsip.
Analisis Prosedur Penyimpanan Dan Penemuan Kembali Arsip Dinamis Untuk Menunjang Efektivitas Pengawasan Arsip Pada Cv.arjuna Flora Kota Batu
Abad ke-25 Penyimpanan surat pada sistem Dewey, langkah-langkah penyimpanan surat adalah sebagai berikut. Bacalah surat tersebut dengan cermat dan teliti untuk mengetahui inti suratnya. Tetapkan nomor kode pada sinyal berdasarkan daftar rahasia. Misalnya surat terkait cuti melahirkan diberi kode 265, huruf pertama diberi kode 265.1, huruf kedua diberi kode, dan seterusnya.
Surat-surat dicatat pada kartu indeks. Setelah perekaman, kartu indeks disimpan dalam kotak kartu dan huruf disimpan di lokasi pengkodean yang sesuai. Misalnya karakter numerik disimpan di laci nomor 200, yang kedua di folder 265 di belakang panduan 260.
Agar situs ini berfungsi, kami mencatat dan membagikan data pengguna dengan pemroses. Untuk menggunakan situs web ini, Anda harus menerima kebijakan privasi kami, termasuk kebijakan cookie. – Dalam suatu perusahaan, instansi atau organisasi, arsip merupakan catatan proses dan aktivitas bisnis dalam berbagai bentuk atau media. Selain itu, arsip dianggap sebagai aset yang sangat penting karena menyimpan segala informasi dan data penting perusahaan.
Arsip autentik memuat tanda tangan dan/atau stempel basah (bukan foto, salinan, atau film) sebagai bukti keabsahan arsip. Arsip yang autentik merupakan alat bukti hukum yang sah.
Pentingnya Sistem Digital Arsip Dokumen
Arsip tidak sah adalah arsip yang merupakan salinan dari arsip otentik. Arsip ini dapat difoto, difoto atau dicetak dari komputer.
Metode ini mengelompokkan catatan menggunakan nomor atau nomor, bukan nama entitas, perusahaan, atau individu. Kelebihan sistem bilangan adalah sistem penyimpanannya dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
Sistem ini juga dapat diterapkan pada semua jenis dokumen. Namun sistem ini memerlukan waktu pengindeksan yang sangat lama.
Sistem ini didasarkan pada aturan pengindeksan. Dokumen-dokumen tersebut disusun berdasarkan abjad dan berurutan dari A sampai Z. Karena menggunakan alfabet, kesalahan pada saat penyimpanan dapat diminimalisir.
Manajemen Kearsipan Sistem Numerik
Selain itu, sistem pengarsipan berdasarkan abjad memudahkan pencarian. Sistem ini memerlukan SOP yang tepat untuk mencegah kesalahan pelabelan.
Sistem penyimpanan arsip lain yang banyak digunakan adalah sistem penanggalan. Arsip diberi kode sesuai dengan tanggal dokumen dibuat atau diterima. Dokumen-dokumen tersebut kemudian disimpan untuk periode tertentu, misalnya mingguan, bulanan, atau tahunan.
Sistem tanggal saat ini sesuai untuk matrikulasi. Namun pengarsipan tidak bisa dilakukan hanya dengan menggunakan kode tanggal, melainkan hanya dikombinasikan dengan angka tertentu atau karakter lain.
Ini adalah tiga jenis yang biasa diterapkan dalam sistem penyimpanan terdaftar perusahaan. Dengan menyimpan catatan yang rapi, aman dan akurat, Anda melindungi aset Perusahaan semaksimal mungkin.
Tugas Pertemuan 6 (manajemen Kearsipan) Ii
Macam macam sistem penyimpanan arsip, penyimpanan arsip digital, macam macam penyimpanan arsip, penyimpanan arsip, cara penyimpanan arsip, penyimpanan arsip sistem nomor, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad, arsip sistem nomor, makalah sistem penyimpanan arsip, sistem penyimpanan arsip, jasa penyimpanan arsip, perusahaan jasa penyimpanan arsip